Belge yönetimi

Belge yönetimi (records management), belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür.[1]

Günümüzde kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri oldukça önemlidir. Bunun için oldukça çaba gösterilmesi gerekmektedir. Kurumların sahip olduğu ve kullandığı bilgiler çeşitli ortamlar üzerine kaydedilmiştir. Bu nedenle belgeler kurumların en önemli kaynakları olmuştur. Kurumun başarısı için bu belgelerin verimli bir şekilde kullanılması ve verimli kullanım için de yönetilmesi gerekmektedir. Böylelikle belgelerin düzenlenmesi, korunması ve doğru bir şekilde kullanımını sağlayan belge yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır.[2]

Belgelerin Üretimi ve kullanılması çok eski çağlardan beri var olmaktadır fakat belge yönetimi kavramının bir disiplin haline gelmesi 20. yüzyılda başlamıştır.[3]

Belge yönetiminin amacı

Var olan belgeleri ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünü sağlamak,kullanılmak istenildiğinde belgenin erişimini kolaylaştırmak, geçerliliğini kaybetmiş belgeleri ayırt etmek, belgelerin korunmasını sağlamaktır.[4] Diğer bir amacı da,devlete her açıdan kaynaklık yapan ve belleğini oluşturan Milli Arşiv'e katkı sağlamak ve oluşumuna yardım etmektir. Belgelerin belirli uygulamalar ve işlemlerden geçerek Milli Arşiv'e eklenmesinde ve bunların kontrolünün sağlanmasında rol oynar.[5]

Belge yönetiminin avantajları

Kurumların gün geçtikçe büyüyen ve karmaşıklaşan yapıları daha çok belgenin kullanılmasına yol açmaktadır.[6] Bir kurumun bu belgeleri doğru şekilde kullanabilmesi için uygulayacağı belge yönetimi programı kuruma birçok avantaj sağlar.

  • Karar verme
  • Yasal destek ve yasal belge sağlama
  • Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma
  • Yeni belgeler için referans olma
  • Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama
  • Kurumsal verimliliği artırma
  • Değerli dosyaları koruma
  • Gereksiz belgelerin üretimini önleme
  • Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
  • Kurumun tarihini koruma
  • Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma [7]

Elektronik belge yönetimi

Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği, gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur.[8] Elektronik belge yönetimi (Electronic records management), fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır.[9] Ebys'ler ile yapılmaya çalışılan kâğıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesi gayretidir. Belge yönetimine kıyasla istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, belgelerin daha kısa sürede yönetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olması elektronik belge yönetimini daha elverişli hale getirmektedir.

Günümüzde bu sistem batı ülkelerinde yaygınlaşmıştır. Türkiye'nin de batı ülkelerine ayak uydurması ve aynı standartlara sahip olması gerekmektedir.[10]

Kaynakça
  1. "Özdemirci,Fahrettin. Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi" (PDF). 17 Aralık 2014 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013.
  2. Özdemirci,Fahrettin Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi İstanbul-1996, Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları
  3. Özdemirci,Fahrettin Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi(Records Management As A Discipline) 17 Aralık 2014 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
  4. "Teri J. Mark Designing Efficient Filing Systems" (PDF). 20 Ekim 2012 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013.
  5. Özdemirci,Fahrettin Üniversitede Belge Yönetimi ve Arşivler
  6. Külcü,Özgür Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü 25. Yıla Armağan 1997
  7. Özdemirci,Fahrettin Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi
  8. Önaçan, Mehmet Bilge Kağan Medeni, Tunç Durmuş Özkanlı, Özlem Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS)'nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası 23 Ocak 2013 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
  9. Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ve Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Örneği Tezi
  10. Kandur Hamza Marmara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemli Kriterleri Referans Modeli (v.1.0)
This article is issued from Wikipedia. The text is licensed under Creative Commons - Attribution - Sharealike. Additional terms may apply for the media files.