Zabıt kâtibi

Zabıt kâtibi, Adalet Bakanlığınca taşra ve merkez teşkilatında görevlendirilmek üzere atanan yardımcı yargı personeldir.

Zabıt kâtibi, adliyelerde (mahkeme veya savcılıklarda), bölge idare ve iş mahkemelerinde, seçim kurulları veya müdürlüklerinde veya icra dairelerinde (icra memuru sıfatı ile) çalıştırılmak üzere, Adalet Bakanlığınca, genel idare hizmetleri sınıfında istihdam edilen; kalem işleri, yazışma, dosyalama vb. işleri yerine getirmekle yükümlü, 657 sayılı kanuna tabi yardımcı yargı personelidir.

Bilinenin aksine zabıt kâtibi, sadece kalem içerisinde sekreterya hizmeti veren, alınan ifadelerde veya yapılan duruşmalarda tutanak düzenlemekle görevli olan, yazı yazan ya da salt dikte işini yapan personel değildir. Zabıt kâtibi yargı erkinin periferdeki görevlisi olup aynı zamanda çalıştığı kurum ile kamu arasında bir arayüzdür.

Beşeri münasebetlerde olduğu gibi bir kurum ile vatandaş arasındaki münasebetlerde de iletişim ve bu iletişimin tamamlandığını bildiren feed back (geri bildirim) olmadan herhangi bir alanda hizmet sunumu veya bir problemin çözümlenmesi mümkün değildir. 21. yüzyıl dünyası iş yaşamında insanın amaçlara ulaşmak için bir araç değil, amacın ta kendisi olarak kabul edildiğini biliyoruz. Dolayısı ile insan unsuru her zaman önemini korumuş ve iş yaşamının vazgeçilmezi olmuştur. Zabıt katibi de çalıştığı birimde, vatandaş ile kurum arasında gerçekleşen iletişimin başlangıç noktası ve en önemli aktörüdür.

Herhangi bir suretle başvuru, istek, dilek veya şikayetlerini bildirmek üzere savcılık veya mahkeme kalemlerine gelen vatandaşların ilk muhatapları zabıt kâtipleridir. İnsanlar hayatın akışı içerisinde, kontrol dışı gelişen birtakım olaylar sonucu, yürütülmekte olan bir soruşturmaya ya da görülen bir davaya taraf olabilmektedir. Bu durumda, vatandaşların müşteki, mağdur, şüpheli, tutuklu, davalı, davacı vb. sıfatlarla kuruma başvurduğunu, haklarında herhangi bir suretle işlem yapıldığını hesaba kattığımzda, kişide meydana gelebilecek olan ajitasyonun daha da artmasına mani olmak için kişinin eğitim seviyesi, sosyo-kültürel durumunu göz önüne alarak hareket etmek gerekmektedir. Dolayısı ile problemlerin çözümü için etkili bir iletişim ve akılcı bir davranış tarzını oluşturmak veya geliştirmek de zabıt katibinin görevlerindendir. Zabıt katibi bu rolünü, kendi kişisel becerisi, iş deneyimleri, çalıştığı birimin, amirinin veya kalem mevzuatının tanıdığı yetki çerçevesinde yerine getirir.

Çalıştığı birimin görev ve yetkilerine göre, bir yazı işleri müdürü gözetiminde, yazışmaları yapmak, kayıt tutmak, saklamak, evrak düzenini sağlamak, öncelikli veya süreli işlemleri yerine getirmek, iş akışını sağlamak, dosyalama ve gerektiğinde istenilen herhangi bir dosyaya en kısa sürede ulaşılabilecek bir biçimde arşivini oluşturmak yine zabıt katibinin sorumluluklarındandır. Dosya tasnifi ve arşivleme işlemlerinde, istenilen dosyanın vakit kaybedilmeden bulunmasını sağlaması ve iş akışında zaman kaybını önlemesi bakımından genellikle nümerik dosyalama sistemi tercih edilmektedir. Düzgün ve eksiksiz bir kayıt ve arşivleme sistemi ileride ihtiyaç duyulacak bilgilerin temini ve kurumun belli zamanlarda ihtiyaç duyacağı yargı alanı ile ilgili birtakım istatistiklerin yapılması ve güncellenebilmesi için mutlak gereklidir.

Son yıllarda yapılan değişikliklerle Türkiye'de yargı alanında birtakım düzenlemelere gidilmiştir. 2005 yılında kabul edilen 5237 sayılı TCK ile yargı alanında yapılan düzenlemere, ulusal yargı ağı projesi (UYAP) ile devam edilmiştir. Uyap ile yargı sürecinin hızlandırılması hedeflenmiş ve bu nedenle Türkiye'deki bütün adliyelerle entegre ve birtakım kamu kuruluşları ile bağlantılı ulusal network ağı oluşturulmuştur. Bu sistemle evrak oluşturma, kaydetme ve saklama işlemleri hızlandırılmış ve vatandaşların yargı alanındaki dilek ve şikayetlerine daha süratli, daha etkin cevap verilmesi hedeflenmiştir. Sahip olunan elektronik hesaplar aracılığı ile sistemden faydalanmanın en üst seviyede temini sağlanmış ve t.c. kimlik numarası ile kimlik ve adres bilgileri sorgulama, alma ve kaydetme işlemlerinin daha kolay ve hızlı gerçekleştirilebilmesi mümkün kılınmıştır.

Uyap'ın kullanıcılarının başında yine zabıt kâtipleri gelmektedir. Eğitimlerini tamamlayan kâtipler, sistemden azami seviyede faydalanmak ve kendilerini bu alanda geliştirmek çabası içerisindedirler. Bu sistemin kullanımı ve geliştirilmesi konusunda zabıt kâtiplerinin katkısı büyüktür.

Kaynakça

• Ali Çetinkaya, Mülkiye Tarihi
• Enderun Mektebi Tarihi.
• Şeref A.G.E. S.294
• Osmanlı Tarihi 1. S.192-194
• Recep Ahıshalı, Osmanlı Devlet Teşkilatı'nda Reis'ül Küttablık, Tarih ve Edebiyat Vakfı, İstanbul-2001